Cuộc sống luôn diễn biến theo hình thái phát triển, khi các mối quan hệ, công việc, học tập,… tăng lên đồng thời cũng sẽ làm gia tăng sự phân tán trong các mối quan tâm của bạn. Nếu chỉ phải giải quyết một vài vấn đề sẽ rất dễ dàng cho bạn trong việc cân bằng, cảm thấy vui vẻ, thoải mái. Nhưng trong thực tế khối lượng công việc cùng những vấn đề phát sinh chưa bao giờ là đơn giản, thậm chí là đáng quan ngại nếu bạn không thể kiểm soát tốt, xác định được vấn đề ưu tiên.
Nhằm mục tiêu khắc phục vấn đề ấy, phương thức hay được áp dụng nhất chính là lập danh sách những công việc cần thực hiện. Tuy nhiên không ít người vẫn mắc phải những sai lầm cơ bản khi thực hiện cách này, bởi vì việc thiếu quyết đoán, thiếu sự phân định rõ ràng vai trò, mục tiêu của từng công việc.
Điều đó dẫn đến hệ quả danh mục công việc bị loãng bởi sự xuất hiện của quá nhiều chi tiết nhỏ nhặt, làm ảnh hưởng đến hiệu quả và năng suất làm việc của bạn. Có đến gần 90% người không thể lập được một danh mục công việc hiệu quả trong lần đầu tiên theo khảo sát từ LinkedIn.
Phương pháp 1-3-5 là gì?
Phương pháp này được ra đời nhằm khắc phục những vấn đề trên, nâng cao hiệu quả trong việc lên kế hoạch làm việc.
Nguyên tắc 1-3-5 được biên tập viên Alyse Kalish của The Muse tóm tắt theo cách thức chủ tịch Alex Cavoulacos quản lý danh sách công việc của mình. Hiểu một cách đơn giản, 1-3-5 định nghĩa một danh mục hiệu quả chỉ cần đảm bảo 9 việc cần làm mỗi ngày, được chắt lọc, cân nhắc sắp xếp vào bảng công việc của bạn.
1 nhiệm vụ chính: Điều mà bạn cần ưu tiên hoàn thành trước nhất
Trong nguyên tắc 1-3-5, nhiệm vụ chính được xếp ở vị trí đầu tiên, cần nhận được sự chú ý và quan tâm lớn nhất. Mặc dù có ý nghĩa lớn nhất, nhưng việc sắp xếp giải quyết công việc phụ thuộc ở bạn, miễn rằng trong khoảng thời gian một ngày bạn có thể hoàn thành trọn vẹn 9 nhiệm vụ.
Xác định được ưu tiên trong ngày có ý nghĩa rất lớn đến với hiệu quả làm việc của bạn. Đó sẽ là điểm thu hút sự chú ý, chiếm phần lớn sự tập trung, thời gian cùng sức lực của bạn, từ đó tránh gặp phải tình trạng phân tán nguồn lực, loay hoay xoay sở, đến cuối cùng không thể hoàn thành được điều gì. Nếu có thể, ngay khi bắt đầu hãy bắt tay ngay vào giải quyết nhiệm vụ này vì tầm quan trọng của nó cũng như tránh những tình huống phát sinh cản trở.
Đầu tiên, nếu hoàn thành tốt công việc quan trọng nhất, nó không chỉ có ý nghĩa về mặt mục tiêu mà còn góp phần thúc đẩy tinh thần, tạo tâm lý thoải mái để giải quyết những nhiệm vụ khác. Thứ hai, hoàn thành càng sớm sẽ càng tránh được rủi ro thời gian hoặc sự cố, bởi khi những cản trở ngoài ý muốn xuất hiện, bạn vẫn hoàn toàn có đủ thời gian để xoay sở tình hình.
