Cơ sở quan trọng nhất dẫn tới thành bại trong kinh doanh là số liệu báo cáo quản trị

Như các bạn biết đấy, Báo cáo quản trị là một khái niệm khá mới mẻ và trừu tượng vì các doanh nghiệp chủ yếu đối phó thuế là chính. Thực tế có nhiều người đã và đang nhầm tưởng khái niệm này với hệ thống báo cáo tài chính trong doanh nghiệp và không chú trọng quan tâm tới nó. Để hiểu rõ và đầy đủ kiến thức liên quan tới hệ thống báo cáo quản trị, chúng tôi đã có cuộc gặp gỡ với bà Hà Thúy Quỳnh – Chủ tịch học viện BOS để trao đổi thêm về vấn đề này.

PV: Thưa bà, hiện nay có nhiều ý kiến cho rằng doanh nghiệp nhỏ thì chỉ cần tập trung vào bán hàng, vào truyền thông, còn quản trị chỉ cần thiết và phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn. Chính vì vậy họ không chú trọng tới việc xây dựng báo cáo quản trị, vậy bà đánh giá như thế nào về vấn đề này?

Bà Hà Thúy Quỳnh: Đúng là có nhiều doanh nghiệp SMEs chủ yếu chỉ quan tâm đến việc làm sao tồn tại, có doanh thu, có lợi nhuận chứ không để tâm đến quản trị. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ còn tự tin vỗ ngực, tôi vẫn kinh doanh cả chục năm rồi mà có cần quản trị gì đâu! Mỗi người có một quan niệm riêng, tôi không bàn luận thêm về điều đó. Nhưng thực tế cho thấy, doanh nghiệp vừa và nhỏ có tỷ lệ thất bại và phá sản cao hơn nhiều so với doanh nghiệp lớn. Và một trong những nguyên nhân thất bại, không gì khác xuất phát từ việc chưa quan tâm đúng mực đến quản trị nội bộ, đi kèm với năng lực tài chính yếu kém.Là chủ doanh nghiệp, nếu thiếu hiểu biết về quản trị, các bạn sẽ bước đi vô định. Không nhận diện được vấn đề, tìm nguyên nhân và đưa quyết định chuẩn xác dựa trên dữ liệu tin cậy thì dù thành công hay thất bại, bạn cũng không thể nhận ra lý do nào dẫn đến kết quả ấy. Tại sao bạn mình cùng kinh doanh mặt hàng như vậy mà tỷ suất lợi nhuận gấp đôi? Tại sao lợi nhuận sụt giảm khi doanh thu tăng? Nguyên nhân đến từ đâu? Kinh doanh lãi mà tiền chẳng thấy đâu? Tiền đang nằm ở đâu? Rất nhiều câu hỏi cần trả lời nhưng bạn không thể tìm được lời giải.

PV: Vai trò của báo cáo quản trị trong vận hành doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng, vậy bà có thể chỉ ra những vấn đề cụ thể của doanh nghiệp khi không có báo cáo quản trị cũng như những hệ quả mà sự thiếu hụt đó gây ra cho doanh nghiệp?

Bà Hà Thúy Quỳnh: Doanh nghiệp khi không có báo cáo quản trị có thể không “chết” ngay nhưng nó sẽ “chết” từ từ. Và những hệ quả mà sự thiếu hụt này gây ra cho doanh nghiệp là cực kỳ nghiêm trọng.

Thứ nhất, doanh nghiệp chưa bao giờ có báo cáo hoặc báo cáo chung chung, ghi chép sổ chợ, không nhìn được bức tranh tổng thể của doanh nghiệp. Làm chủ doanh nghiệp, mở mắt ra là tiền lương nhân viên, tiền thuê văn phòng, lãi vay, … nếu kinh doanh kém hiệu quả thì chỉ đốt tiền, sạt nghiệp sớm muộn. Trong khi bạn cần quản chi phí thực để biết được khoản chi nào đang lãng phí, đang có nguy cơ thất thoát, biết được nhập xuất bao nhiêu, bán cho ai, tiền về từ dòng nào, tồn kho, dở dang bao nhiêu? Biến con số kế toán khô khan thành con số biết nói! Như vậy mới là quản trị, là vai trò của CEO, kế toán trưởng và các bộ phận.

Thứ hai, khi không có báo cáo quản trị, các bộ phận sẽ rời rạc, việc ai nấy làm, cá nhân không thể hoạt động hết công suất và đạt được hiệu suất tốt. Làm sao các bộ phận và cá nhân hoạt động hết công suất khi mà chính họ cũng không nắm rõ “kết quả công việc” của mình có ý nghĩa gì với sự phát triển của công ty? Điều này dẫn đến việc làm rất nhiều nhưng hiệu quả không cao, ai cũng bận rộn nhưng phần lớn thời gian lại dành đi lo sự vụ.

Thứ ba, giám đốc vô tình làm thuê cho chính doanh nghiệp của mình, nhân viên làm việc thụ động. Khi cần tham mưu, hỏi tới bộ phận nào thì nhân viên cũng không có chính kiến, không dám quyết định hành động. Từ đó vô tình “giám đốc” lại trở thành trợ lý bất đắc dĩ đi theo nhắc nhở, đốc thúc nhân viên mỗi khi nhớ ra việc.

Thứ tư, không thể kiểm soát chi phí, thất thoát lãng phí, mất uy tín. Chính vì không có mô hình tài chính định mức nên chủ doanh nghiệp đọc báo cáo kế toán mà không biết đúng hay sai, kế toán bảo 1 thì biết 1, bảo 2 biết 2, không thể phản biện và tư vấn cho nhân viên. Công nợ thì thu rồi, chưa thu hay nhân viên kinh doanh hay thu ngân đang cầm cũng không biết, kho mất gì không hay. Chính vì vậy dẫn đến doanh nghiệp thì to nghìn tỷ nhưng sếp không có đồng nào, từ chủ doanh nghiệp thành khổ chủ, nghèo nhất công ty, cuối năm chạy vạy khắp nơi thu nợ để thưởng tết…

Thứ năm, không có dữ liệu hoặc dữ liệu rời rạc, chắp vá và không đồng nhất. Mỗi phòng ban một số, dữ liệu nằm rải rác khắp nơi trong máy tính, trong các sheet khác nhau gây mất thời gian bóc tách dữ liệu thủ công, báo cáo chậm trễ. Mỗi khi hỏi đến báo cáo là các phòng ban lại xin cho em khất đến cuối tuần. Với nhân viên thạo excel, gặp dữ liệu không đồng nhất đã vất vả rồi, đằng này nhân viên trình độ excel còn non, đi nhặt thủ công dữ liệu, cộng trừ thủ công nên số liệu không sai sót thì kể cũng lạ. Đó là hệ quả của việc coi nhẹ hệ thống kế toán, sợ số, và thiếu chuẩn hóa công tác số liệu kế toán.

Thứ sáu, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình huống họp hành triền miên, không nhìn ra vấn đề, nguyên nhân và giải pháp, kế hoạch hành động. Chắc chắn rằng khi thiếu báo cáo quản trị đồng bộ kế hoạch, gần như 100% các cuộc họp của doanh nghiệp sẽ kéo dài triền miên và gần như không có hồi kết. Họp chỉ đưa ra vấn đề, họp không cần kế hoạch, báo cáo, các phòng ban đổ lỗi cho nhau, kéo theo hệ lụy là không còn thời gian thực thi nghiệp vụ. Bởi cả tuần chỉ họp và họp chả giải quyết vấn đề gì.

Đó là những hệ quả mà bất kì doanh nghiệp nào cũng sẽ gặp phải nếu thiếu báo cáo quản trị.

PV: Vậy để khắc phục cũng như giảm thiểu được những rủi ro có thể gặp phải thì các doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần phải có những nhận thức và tư duy như thế nào trong việc xây dựng báo cáo quản trị thưa bà?

Bà Hà Thúy Quỳnh: Để thiết lập được quy trình và cơ chế quản trị doanh nghiệp hiệu quả, trước hết chúng ta phải có một “bắt đầu đúng”. Tư duy tổ chức và quan điểm quyết liệt trong việc triển khai xây dựng cho kỳ được hệ thống báo cáo quản trị bài bản là “ải” đầu tiên. Đừng tiếc tiền đầu tư một đội ngũ kế toán quản trị đủ năng lực lập báo cáo quản trị và phân tích số liệu nhằm tham mưu, đề xuất phương án triển khai! Để lập được báo cáo quản trị tốt, không thể bỏ qua khâu phân tích thực trạng và xác định mục tiêu của doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu ấy, chúng ta phải làm gì và báo cáo nào giúp đo lường mục tiêu có đạt hay không? Chẳng hạn: Tôi đặt mục tiêu tài chính năm 2022 là đạt tỷ suất lợi nhuận 10% và doanh thu 300 tỷ đồng. Để đạt được mục tiêu này, tôi phân rã thành các mục tiêu nhỏ: Phát triển thêm 10 cửa hàng, cần đạt 10.000 khách, thu thập 50.000 data với tỷ lệ chuyển đổi là 20%, tỷ lệ hàng hoàn không quá 10%, tỷ lệ hài lòng của khách hàng ít nhất 95%, thời gian giao hàng không quá 2 giờ, tỷ lệ sai hỏng sản phẩm không quá 5%, hạn mức tồn kho, công nợ, quy trình và chính sách bán hàng đều phải hoàn thiện trước 31/12/2021. Như vậy việc thiết lập hệ thống kế toán quản trị sẽ phải dựa vào mục tiêu hàng năm chứ không phải do sở thích của kế toán trưởng. Và nếu chưa tổ chức phòng kế toán bài bản, đừng vội thiết lập hệ thống báo cáo quản trị vô nghĩa!